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[평창2018 새해아침 성공기원 동계올림픽 본격대비 2017년도 시무십조(時務十條)건의]

2017년도 새해 첫날이 밝았습니다. (The first morning of the New Year2017 has broken.)

평창2018이 오늘 부(2017.1.2)로 G-403일이지만 실제로 2018년 오늘시점이면 Competition Venues와 Non-Competition Venues모두 Bump-in 및 Move-in이 완료되어 있을 시점으로 사료됩니다.

남다른 새로운 각오와 효과적인 업무완수 발상이 필요한 시점입니다.

테스트이벤트 조직 운영과 더불어 평창2018 동계올림픽 및 패럴림픽 준비가 이제 본격적인 현장운영 체제로 이미 돌입하고 있다고 생각합니다.

좌고우면(左顧右眄) 할 시간이 없음을 상기하면서 다음과 같이 동계올림픽 대비 발전적 시무십조 (時務十條)를 건의 및 제안 드립니다:

1.  2017년은 기획단계에서 운영단계로 전환된 2016년에 이어 본격적 실행단계모드에서 모든 업무추진에 임해야 합니다(From Planning To Implementation)

2.  조직정비 및 현장가동준비체계를 확고히 하기 위한 4단계 조직개편을 보다 철저히 현장전개친화적(Operations-friendly)으로 짜임새 있게 특성과 전문성을 최우선으로 고려하여 인적 구성 진영구축 및 능력위주의 적재적소 배치원칙을 준수 및 실행하여야 합니다

3.  새해부터는 IOC로부터 일방적인 숙제검사 받는 모양새의 패러다임에서 탈피하여 POCOG-friendly한 준비포맷으로 무장하고 FA간에 실시간 정보를 C3 방식에 입각하여 공유 및 조율하며 우리 여건과 환경에 부합되도록 IOC에게 필요한 RFP(Request For Proposal)를 FA별로 작성 및 실시간 요구하여 상호 쌍방향 숙제해결체제(issue-resolving system)로 전환함으로 최소한 동등하거나 한 단계 upgrade된 주인의식을 가지고 업무에 임해야겠습니다

4.  이를 바탕으로 그 동안 IOC에게 요구했으나 차일피일 답변이 늦어진 항목들(if any)을 FA별로 선별 종합 취합하여 IOC에 가능하면 마감기한까지 설정하여 정식으로 실행추진 계획을 통보함으로써 업무추진 상의 헤게모니를 가지고 임해야 합니다

4-1     특히 2015년 12월1일~2일 강릉개최 제6차 Project Review시, IOC사전 제안으로 HCC(Host City Contract)개혁에 따른 Operational Requirements에 해당되는 POCOG의 RFP건의 및 요청사항에 대한 “Feed-back on What IOC to Do”를 재 점검하여 실익추구차원에서 아직 미진한 분야에 대하여 재 촉구하여야 합니다

5     대회개최의 성패는 사람(workforce)에 달려 있으므로 근무여건 및 사기진작 책에 대해 심사숙고 및 배려하고 인력현장배치에 따른 세부OJT(On the Job Training)계획을 각 Venue별로 수립 및 구체적인 실시일정 확정 안을 가능한 연초에 확립하여 실행모드로 조속히 전환하여 밀고 나아가야(move forward) 합니다

6     현재까지 POCOG의 취약점으로 간주되어 인식된 공통 해당항목들(if any)을 대회운영에 앞서 개선하기 위하여 조기 보완 및 보강방법을 강구하여 대처할 것을 건의 드립니다

7     선수중심대회를 표방한 평창2018의 업무분야들 중 POCOG이 직접 관할/관리 및 운영하는 부문은 올림픽선수촌(Olympic Villages) 및 미디어촌 임을 감안하여 2017년 제4차 조직개편내용에 해당업무강화를 위해 기능상 올림픽선수촌 본부(가칭)로 격상하여 선수촌 기능 현장전개에 따른 세부업무 분장을 포함한 재 정립과 운영 및 실행 세부계획을 조기에 수립함과 동시에 오는 2.1~3 각국선수단장 세미나 및 90여 개 참가국 선수단 일일 단장회의개최 및 선수촌 세부관리운영에 대비한 인적 구성과 조기배치를 비롯하여 현장 사전시뮬레이션실시를 통한 업무방식 도입 역시 요구되어 건의 드립니다. (대회 시 12개 경기장은 7개 해당 국제연맹이 직접관할)

8     POCOG직접관할/관리/운영 핵심이자 각국NOC선수단의 거점인 올림픽 선수촌장(Olympic Village Mayor) 및 부 촌장(Vice Mayor)등을 조기에 임명하여 이들에 대한 사전 교육 및 시뮬레이션모드에 들어 갔으면 하는 바램입니다.

*Seoul1988올림픽 선수촌장은 당시 동구공산권 등 미수교국들과의 외교관계의 중요성 등을 감안하여 외교부장관 및 주미대사를 역임하신 故 김용식 초대 SLOOC위원장을 임명한 바 있음

9     국제소통의 일환으로 분기별로 정기적으로 발행되는 기존 통합 NOC/NPC Newsletters 및 Progress Report 외에 선별된 FA별 주요핵심 쟁점 진행사안에 대하여 수시로 알리고 소통하는”Flash”형태의 소식지를 사안 별로 차별화하여 인터넷 상으로 발행 및 배포함으로 새로운 형태의 성공개최 로드맵(Roadmap)으로 채택하고 활용할 것에 대한 건의와 아울러 Technical Manual 상 POCOG의 의무사항이기도 한 올림픽선수촌 영자신문 “Olympic Villager”(가칭)발행을 위한 발행신문사 지정 및 계약체결 또한 미루지 말았으면 합니다.

10   문체부/강원도와 협업하여 유산계획(Legacy Plan)을 1월 중 최종 완성하되 POCOG도 필요한 제반 idea를 제공하여 마무리하여야겠습니다. 모든 유산계획은 향후 변경될 가능성이 언제 어디서나 있음을 감안하여 유산계획확정 내용을 IOC 및 2월1일~3일 각국 NOC선수단장 세미나 시점에서도 공개 및 발표하도록 건의합니다.

“Everything is negotiable.”

“Everything is subject to change.”

[평창2018 IOC C3총괄요약 및 대한항공통제센터연계Benchmarking관전 포인트 요약정리 Update]

이제 지체할 시간이 없습니다.(There is no time to lose.)

POCOG이 지금 시점으로부터 1년 간 대회기간 중 실제 지휘통제능력 배양을 위하여 MOC를 거점으로 하여 전쟁 발발을 대비하여 시행되는 군대에서의 CPX(Command Post Exercise)처럼 대회 실시간(real-time)지휘통제 조정을 Test해 보고 숙련시키는 지휘소 실제 연습 장소로도 활용될 수 있을 것 같습니다.

1.  C3 개요 및 지배구조(Governance) 진화과정:

IOC가 제시한 C3 Concept가 당초 “Communications-Coordination-Command/Control”에서 다시 “Communications-Command-Control”로 재 조정된 바 있습니다.

C3개념에서 Coordination (조정)요소를 건너뛴 IOC의 실무판단이 이전 개념 보다 설득력이 덜한 것 같다라는 생각이 들었는데 지난 2015년 10월27일 오전 대한항공 통제센터를 방문하여 유익한 현장 탐방 및 실제체험학습을 통해 Coordination개념이 간과될 수 없는 필수 불가결한 항목임을 재 확인한 셈입니다.

C3의 정의가  ‘올림픽 계획, 대회기간 등 전체 기간에 걸쳐 통합적 운영과 즉각적인 현장 의사결정을 위한 조직구조 및 커뮤니케이션 체계를 통칭’하는 것이며 아울러 ‘조직위원회 및 모든 이해관계자들(Stakeholders)간 커뮤니케이션을 포함하는 것’이라고 합니다.

잘 아시는 바와 같이 주요변화 및 특징은 다음과 같습니다:

(1) ‘프로젝트 중심(Project Focused)에서 운영 중심(Operations Focused)’,

(2) ‘FA중심(FA Oriented)에서 베뉴 중심(Venue Oriented)’으로

(3) ‘초기 기획단계’(Planning Stage)에서 지금부터 전개될 ‘운영 및 전달 베뉴화 단계’(Operational, Delivery Venuization Stage)로의 중심축 좌표이동이라고 판단됩니다.

그 목적은 각각 ‘즉각적인 이슈 해결’(To Resolve Issues Immediately)과 ‘효과적 커뮤니케이션 체계확립을 통한 의사결정’(To Apply Effective Reporting System for Communications and Decision-Making)을 성취하기 위한 다년간에 걸친 역대 OCOGs들의 시행착오를 바탕으로 올림픽성공개최를 목표로 가장 바람직한 대회조직을 지향하는 ‘운영중심 거버넌스 모델(Operations-Focused Governance model)제시’라고 사료됩니다.

C3의 단계 별 준비체계 거버넌스 진화과정을 인간의 생애주기(Human Life Cycle)와 연계하여 대회준비 변화단계에 접목시켜 예시하여 대비한 다음의 ‘거버넌스 구조진화’(Evolution of Governance Structure)도표가 실감나고 적절하게 보여집니다.

1)  유전자 발진 기간(Patrimony/DNA)----올림픽유치 심사숙고 및 숙성기간(Reflexion /Vision)

2)  임신(Conception) 및 태아(Embryo)생성기간---올림픽 신청도시 및 후보도시 기간(Applicant City and Candidate City)그리고 개최도시 선출(Election)및 개최도시 협약서 서명(HCC)

3)  유년기(Childhood)---대회기초종합계획수립활동 기간(Games Foundation Planning)

4)  청소년기/사춘기(Adolescence)---운영계획 수립 기간(Operational Planning)

5)  성인기(Adulthood)---운영준비태세확립 계획수립기간(Operational Readiness Planning) 및 올림픽 조직 현장운영(Olympic Games Period)

6)  노년기 진입시기(Elderliness)---대회조직위원회 해산/청산(OCOG Dissolution)

7)  유산 남기기(Heritage)---유산 관리(Legacy Management)

도표에서처럼 POCOG은 G-28개월 째 당시(2015년 10월 9일) 운영계획 본격적 수립 마무리 단계에 진입 단계였습니다

2.  MOC(Main Operations Center/주 운영통제 센터)의 역할:

MOC는 대회 기간 중 현장에서의 조직운영을 통할하여 일일 현장전개 흐름을 순조롭게 유지하고 신속한 의사결정을 접목해 내는 중추적 업무를 맡게 되는 최전방지휘소라고 할 수 있겠습니다.

3.  대회기간 중 POCOG 연계 대회 MOC 핵심 운영 주체들 역할 요약 및 연계도표:

1)  POCOG:

(1) 지휘부(Executives)의 역할에 대하여:

가. 일일 또는 특수사안 별로 소집되는 조정위원회 회의에서 IOC/IPC협의를 통한 큼직한 대회이슈 해결방안 도출

나. 정부핵심당국과 소통을 통해 심각한 이슈나 국가안보나 국격에 영향을 끼칠 우려가 있는 이슈들이 생길 경우 해결점 마련

(2) 주 운영통제센터(MOC)의 역할에 대하여:

가. 일일 보고서 및 주요 이슈 취합 및 정리(To Collect and Analyze Information)

나. 지휘부 보좌 및 각종 자료 제공(To Support POCOG Executives0

다. 주요 소통 및 정보 수집 중심축(Communications) 기능 수행(To Act as the Communications/Information Hub)

라. 중대 사안 발생 시 의사결정(To Make Decisions)

(3) 베뉴 전반 <운영>(Venue <Operations>)역할에 대하여:

가. 베뉴(Veune)는 경기장(Competition Venues) 및 비 경기장 베뉴(Non-Competition Venues: 올림픽 선수촌, 미디어 촌, MPC, IBC, Medal Plaza 등)를 총칭하는데 대회 가간 중 일일 필수 핵심기본 운영단위가 됨

나. FA및 외부기관 파견 자들로 구성된 각각의 다양한 베뉴 팀을 운영함

다. 행사 총괄 매니저(EGM: Event General Manager)가 운영총괄 함

(4)  FA 조정 센터(FCC: Functional Coordination Centre)란?

가.  FCC는 대회기간 중 각 FA의 운영 전초기지/베이스 캠프 격이라고 할 수 있습니다(Operational base of each FA during Games-time: 예/ 수송 FCC)

나.  FCC는 각각의 현장 FA를 위한 조정, 보고 및 의사결정을 도모하는 초점 역할을 합니다(Focal point of coordination, reporting and decision-making for the respective FA)

4.   IOC가 제시하는 포괄적 베뉴 팀 운영조직도(IOC Generic)

5.  평창2018 C3 기본원칙(Principles)에 대하여

1)  결정 권한부여(Empowerment)

가. 대회 각 분야 별 현장에서 신속한 이슈해결도모를 위하여 결정권한을 부여하는 내용을 전결규정으로 규정화하는 것이 필요하다고 사료됩니다

나. 또한 각 베뉴/FA수준에서 책임감(a sense of accountability)과 주인의식(a sense of ownership)을 고취시켜줌으로써,

다. 전반적인 현장 발생 이슈들이 운영차원에서 해결/완수되는 것을 목표로 하여 성공적 대회를 기하기 위한 조치라고 판단됩니다

<< 평창2018 C3 기본원칙 중 결정권 권한부여 범위 표시 도표 >>

      2) 이중보고장치 체계확립(Dual Reporting)

         -현장 이슈 발생 시 해당 베뉴(EGM)에 보고한 후 이어서 FCC에 2차 보고 실시하는 보고채널 이중 장치확립으로써 효과적인 소통과 이해를 통한 이슈해결 재확인 방식으로 만전을 기하고자 하는 취지가 담겨 있는 것으로 사료됨

        (1) 각 베뉴 팀의 FA매니저가 해당 EGM(Event General Manager)에게 직접보고하며, 이슈 발생 시 2차적으로 해당 FCC에 보고함

        (2) 이로써 베뉴 팀들과 해당 FCCs들 간에 정보공유(information-sharing)는 물론 쌍방합의가 이루어지도록 체계가 정립됨

<< 평창2018 C3기본원칙 중 이중보고장치 체계확립 도표 >>

  6.  대한항공 통제센터 탐방 학습 교훈 및 연계 Bench-Marking Points

*평창2018 연계 교훈 및 취할 점:

(1) 통제센터 인력 훈련 및 평가를 통한 종합적 상황판단 및 대응 가능한 FA전문요원 양성

(2) 반복 직무교육 및 현장훈련 병행/Test Events 등 활용)으로 자격검증(qualification verification) 후 multi-tasking임무 부여

(3) 통제업무 매뉴얼(SOCM: Security Operation Centers Manual)을 근거로 훈련 및 평가수행 조기 반복실시를 통한 직무 별 해당 FA별 자격 수준(qualification standards) 유치

(4) 적성과 능력에 따른 적재적소 인재 풀 형성 후 훈련 및 사명감고취

(5) 각 베뉴 별 FA요원들 중 핵심 Duty Manager임명 및 독립적 책임과 권한 부여

(6) 각 FA 및 FCC별로 ‘특별사안 자문전문가’(Special Matters Advisor) 배치

(7)  각 FA 및 베뉴 별 전략회의(Hub Operation) 및 교대 브리핑

(8) 각 FA 임무수행 시 이슈 전파 및 교대 브리핑으로 오류방지 디자인(mistake-proof design)체계확립

(9) 업무 매뉴얼 숙지 및 반복교육/현장 실습 등으로 ‘결정 지원 시스템’(DSS; Decision Supporting System) 풀 가동

(10)             비상 시 Contingency Plan 격인 ‘Global Express’시스템 가동으로 각 FA 및 베뉴 별 긴박 사항 해결 사 급파 방안 수립

(11)             대한항공통제센터 방식의 MOC결정 권한 부여에 힘 실어 주기 위한 선언 및 규정화로 현장에서 일말의 책임전가 요인 사전제거

(12)              Matrix조직과 Function 조직 간의 갈등(struggle) 해소방안 마련

(13)             평창2018-Specific FA별 직무기술서 사전 적성 및 활용

(14)             정보=권력/권위=성공

*Sweat plus Sacrifice equals Success!